Traim in plina epidemie de Coronavirus si suntem bombardati in fiecare zi cu titluri bombastice despre cat de nasoala este treaba, despre caderi de piete, imbolnaviri, recesiune, etc. Simtim cu totii ca urmeaza ceva neprevazut si daca stam cu mainile in san nu va trece de la sine. Daca la nivel personal am vazut sfaturi care vin de la Ministerul Sanatatii despre cum sa ne protejam, la nivel de business nu am vazut prea multe lucruri. De aceea o sa incerc un prim raspuns la intrebarea:

Cum imi protejez business-ul si angajatii de epidemie?

Cel mai simplu raspuns este ca ar trebui sa aplici planurile de Business Continuity Management. Daca le ai. Din experienta, mare parte din firme au planuri de Disaster Recovery si alea limitate doar la servere. Dar un business nu este format doar din IT. De aceea ar trebui sa ai si planurile de continuitatea afacerii puse la punct. Si daca nu ai facut-o pana acum poate acesta este un moment bun sa incepi.

Epidemia de COVID-19 te poate afecta initial pe partea de resurse umane, impactand ulterior procesele de business si pe cale de consecinta afectand in rau relatiile cu clientii si furnizorii. De aceea, ai de facut urgent – daca nu ai facut-o deja – cateva lucruri:

  1. Numeste un Manager de Business Continuty care sa stie ce sa faca. Stiu ca nu prea exista experti in piata dar situatia prin care trecem zilele astea iti arata ca nu iti permiti sa nu ai unul in companie.
  2. Stabileste la nivel de BCM punctele de contact cu autoritatile.
  3. In cadrul BCP stabileste procedurile de interventie in cazul aparitiei cazurilor de boala. Creaza echipa de interventie care sa stie ce are de facut in cazul aparitiei de imbolnaviri in interiorul organizatiei sau a angajatilor aflati acasa.
  4. Stabileste planurile de continuitate pentru conducerea companiei si matricea de delegare in cazul in care cei care iau deciziile nu sunt disponibili.
  5. Stabileste un manager de comunicare in exterior si unul pentru comunicarea in interior cu toti angajatii, pentru a preveni zvonurile si panica. Nu permite comunicarea pe problema coronavirusului si a BCP decat prin managerii de comunicare.
  6. Stabileste framework-ul de comunicare in interiorul organizatiei, planurile si scenariile de comunicare catre clienti, intocmeste, daca e posibil, scripturi de comunicare
  7. Fa analiza proceselor de business si definirea proceselor critice pentru supravietuirea companiei. In mod normal asta se face in cadrul unui proiect de Business Impact Analisys – BIA. Daca nu ai facut-o sau nu stii sa cum sa o faci, ma poti contacta ca sa te ajut.
  8. Daca nu ai si business-ul permite, creaza procedura de lucru de acasa si implementeaza la nivel de IT protocoalele necesare.
  9. Identifica skill-urile necesare pe fiecare proces de business in parte si fa o lista a oamenilor care le poseda. Creaza echipe alternative folosind skill-urile identificate, care pot sa lucreze dupa un program modificat sau sa lucreze de acasa. Asigura-te ca ai pregatite echipamentele necesare, drepturile de acces si nu neglija partea de securitate. De asemenea, pentru skilurile (aptitudinile) critice fa cross-training si pentru alte persoane care sa poata prelua o parte din workload in caz de inbolnavire a titularilor.
  10. Schimba procedurile de acces in organizatie prin introducerea si a altor criterii de acces in afara celor de securitate fizica. Creaza formulare de acces care sa specifice daca persoana a fost in zone de risc de Covid-19. Nu permite accesul in organizatie a persoanelor care au calatorit in zone de risc sau care prezinta simptome de boala – febra, tuse, etc.  
  11. Cumpara un termo scaner – termometru cu infrarosii cu scanare la distanta si scaneaza angajatii la venire si la plecare.
  12. Creaza sau modifica procedurile de monitorizare a colegilor bolnavi sau in concediu medical.
  13. Asigura-te ca ai in organizatie dezinfectanti si sapun la toalete si un stoc minim de masti – stiu ca acest din urma punct poate fi dificil de indeplinit din cauza crizei de masti. Fa o adunare cu tot personalul si specifica in mod clar nevoia de a se spala pe maini frecvent si explica modul de folosire a mastilor. asigura-te ca echipa de curatenie stie ce are de facut, ce substante trebuie sa foloseasca, mareste frecventa actiunilor de curatenie si dezinfectie a spatiilor comune.
  14. Stabileste responsabili de indeplinirea diverselor taskuri (activitati/atributii) pe fazele stabilite ale BCP.
  15. Efectuati o simulare pe hartie a catorva scenarii de imbolnavire a angajatilor ca sa identificati vulnerabilitatile si sa va ganditi la metode de mitigare a lor.
  16. Identifica stocurile critice – daca e cazul – si fa o aprovizionare de urgenta.
  17. Ia legatura cu furnizorii critici pentru business-ul tau si stabiliti contacte la nivel de echipe de BCP.
  18. Creaza o lista de suplieri alternativi si decideti cand sa ii activati dar incepeti contactele de pe acum.
  19. Identificati clientii/partenerii care va furnizeaza cea mai mare parte a cifrei de afaceri si aplicati planuri de continuitatea serviciilor cu ei. Identificati persoanele cheie in organizatiile lor si incepeti comunicarea planurilor de continuitate la nivel de echipe de BCP.
Exemplu de procedura de acces pentru angajati si vizitatori din BCP creat de Ministerul Sanatatii din Singapore

Evident ca lista de mai sus este foarte superficiala si nespecifica. Dar sper ca iti da o idee despre ce ar trebui sa incepi sa faci in continuare.

Las mai jos cateva link-uri utile, printre care si cel al unui schelet de BCP facut de Ministerul Sanatatii din Singapore.

https://en.wikipedia.org/wiki/Business_continuity_planning

https://www.gov.sg/article/covid-19-sector-specific-advisories

https://www.who.int/health-topics/coronavirus

https://www.cdc.gov/coronavirus/2019-ncov/index.html

Coronavirus (Covid-19)

Mai este un aspect demn de luat in seama la aceasta epidemie. Afacerile vor cauta moduri de a se dezvolta in ciuda consecintelor epidemiei si vor gasi moduri noi de a face business sau moduri mai eficiente de a se organiza. Dar pentru asta, primul pas este sa ramai in viata ca si business.

Daca ai nevoie de ajutor in elaborarea planurilor de continuitea afacerii ma poti contacta pe email la catconsultanta at gmail.  

BCP BIA bogdan maioreanu business continuity coronavirus
Bogdan Maioreanu
Bogdan Maioreanu